En estos tiempos de distanciamiento por el COVID19, nuestra “nueva normalidad” es el contacto por medios digitales. Las reuniones virtuales se han convertido en el medio más utilizado para mantener la unión entre los equipos de trabajo, participar en conferencias y talleres, o para impartir una clase.

Algunas personas ya estaban acostumbradas a utilizar este tipo de medios virtuales como SKYPE, Hang Out, Teams, ZOOM, etc. con cierta regularidad y mucho antes entrar a este “Gran Enclaustramiento”. Pero para la gran mayoría, el uso de estos medios digitales es algo totalmente nuevo. Muchos han recurrido a sus hijos y familiares más jóvenes para que les apoyen en esta nueva transición. Para algunos empleados/as, maestros/as y estudiantes, ha resultado en un sobreesfuerzo adaptarse a esta nueva forma de contacto.

Partiendo del hecho de que no todos somos expertos en el uso de estos medios digitales y de que no todos teníamos un espacio especial en donde pudiéramos “llevarnos trabajo a la casa”; hemos establecido las siguientes 10 reglas de oro, para compartir estos nuevos espacios virtuales en donde la tolerancia y la generosidad sea los que nos defina como los seres humanos y sociales que somos.

Cuando se trate de una reunión de equipos de trabajo: 

1. Debes entrar con video. Es importante restablecer el contacto “cara a cara” como si siguiéramos compartiendo el espacio en la oficina. Cuida mucho tu imagen personal, así como también el fondo que se muestra en tu pantalla.
2. Si tienes que levantarte de tu lugar, es mejor que apagues tu video como aviso de tu ausencia temporal de la reunión. Si mantienes tu video apagado, significa que no estás en la junta o que no estás presentable, lo cual daría la idea de tu falta de interés. Si no tienes cámara, mejor avisarlo al inicio.
3. Generalmente en este tipo de reuniones los micrófonos deben estar abiertos. Es posible que escuchemos el llanto de los bebés y veamos pasar niños, niñas o animales domésticos. En estos casos, el resto de los participantes deben ser muy tolerantes, ya que no es posible desaparecerlos, están en su casa.
4. Si alguno de los participantes tiene problemas para compartir pantalla o manejar las herramientas de la plataforma, es importante mostrar consideración, tolerancia, empatía y ayudarlos. Mostremos solidaridad.
5. Es importante que quien esté lidereando la reunión, pase la palabra a quien debe hablar en cada momento.  Tienen que evitar que unos hablen por encima de otros. Las normas para participar en la discusión o debate deberían establecerse antes de iniciar la junta.
6. Es mejor avisar desde el principio, si tienes que retirarte a cierta hora, en lugar de solo desaparecer.

Cuando se trata de una conferencia, con muchos participantes: 

7. Debes entrar de preferencia sin video y con el micrófono apagado.
8. En el caso de que alguien por distracción prendió su micrófono u olvidó apagarlo, y se escuchen ruidos que interrumpen la conferencia, se le solicitará de una manera amable que lo apague. Si es posible, por chat privado. Recuerda que todos están aprendiendo estas nuevas reglas y que debemos practicar la tolerancia.
9. En caso de que haya sesión de preguntas y respuestas, es conveniente usar la herramienta de “levantar la mano” para evitar que unos hablen por encima de otros. Es aconsejable que las preguntas se hagan por el chat, y se vayan contestando conforme se fueron capturando.
10. Por respeto al tiempo de los demás, es importante empezar y terminar la reunión a la hora previamente establecida.

Observar el comportamiento virtual de las personas, habla mucho de ellas y principalmente de sus “soft skills”; tan importantes en estos momentos de gran estrés, en el que necesitamos “estar bien”, para lograr generar las ideas creativas e innovadoras que nos sacarán de la crisis de una forma más rápida.